Bài học kinh nghiệm từ Chung cư Luxcity Quận 7, TP HCM (có 535 căn, quỹ bảo trì được chủ đầu tư Đất Xanh bàn giao là gần 18,5 tỷ đồng): Luxcity cũng như phần lớn chung cư khác, những kẻ trục lợi cá nhân đã lợi dụng giai đoạn chung cư mới đi vào hoạt động, cư dân về ở còn ít đã vào làm Ban quản trị ở nhiệm kỳ 1. Trong quá trình nhiệm kỳ 1 họ đã lợi dụng quyền hạn và tham ô tài sản nên tập thể cư dân Luxcity Quận 7 đã tố cáo những sai phạm đó đến các cơ quan quản lý chung cư. Sau hơn 15 tháng kiên trì đòi hỏi quyền lợi chính đáng của chủ sở hữu căn hộ và kết quả là cư dân được quyền chọn lựa những con người xứng đáng để vào Ban quản trị Luxcity Quận 7 nhiệm kỳ 2.
Một số kết quả đáng khích lệ:
- Với nhiệm kỳ 1, khi chung cư còn mới còn nhiều hạng mục bảo hành thì mỗi năm chung cư chi ra hơn 1,2 tỷ đồng.
- Với nhiệm kỳ 2, khi phần lớn hạng mục hết hạn bảo hành thì mỗi năm chung cư không tốn kém tiền mà còn dôi dư hơn 600 triệu đồng để đưa vào quỹ cư dân.
- Mức giá dịch vụ 11.000đ/m2, xe ô tô 900.000đ/xe (chỗ cố định), xe máy 120.000đ/xe, không tăng giá vẫn được giữ ổn định như nhiệm kỳ trước.
- Ban quản trị cho đấu thầu chọn lại công ty quản lý vận hành minh bạch công khai.
- BQT làm việc công tâm nên dịch vụ quản lý có nhiều điểm tích cực hơn, cư dân sống an bình và đáng sống hơn.
- Ban quản trị nhiệm kỳ 2 cho kiểm toán hoạt động tài chính của nhiệm kỳ 1, công ty kiểm toán xác định có hơn 900 triệu đồng chi sai quỹ bảo trì, hơn 1 tỷ đồng chi không có chứng từ hợp lệ.
- .v.v...
 |
| Ảnh hội nghị nhà chung cư Luxcity Quận 7 ngay sau đại dịch Covid-19 |
File tài liệu của Luxcity Quận 7, TP HCM:
QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA BQT NHÀ CHUNG CƯ LUXCITY NHIỆM KỲ 2022-2025
Căn cứ:
- Luật nhà ở số 65/2014/QH13 ban hành ngày 25/11/2014;
- Thông tư 02/2016/TT-BXD ban hành ngày 15/02/2016;
- Văn bản hợp nhất số 05/VBHN-BXD ban hành ngày 07/09/2021;
- Các văn bản pháp luật hiện hành khác.
Điều 1. Quy chế hoạt động BQT Luxcity (BQT) có mục tiêu quy định về các hoạt động của thành viên BQT, là những người đã được cư dân bầu cử tại hội nghị nhà chung cư và được pháp luật công nhận.
Điều 2. BQT hoạt động theo mô hình Hội đồng quản trị của Công ty cổ phần theo quy định của văn bản pháp luật hiện hành, BQT sẽ phối hợp cùng Công ty quản lý để thực hiện các công tác liên quan tới chung cư như phê duyệt kế hoạch quản lý, kế hoạch ngân sách hoạt động, kế hoạch bảo trì, sửa chữa, dự toán kinh phí do Công ty quản lý đệ trình.
Điều 3. Mối quan hệ giữa các thành viên BQT
- Sơ đồ tổ chức BQT Luxcity: gồm 1 trưởng ban, 2 phó ban và 5 thành viên BQT.
- Mô tả công việc cho các vị trí thành viên BQT: theo bảng mô tả công việc đã được công bố.
Điều 4. Nguyên tắc tổ chức họp BQT
- Người triệu tập họp: bất kỳ thành viên BQT nào đều có quyền triệu tập họp bất thường.
- Người chủ trì họp: trưởng/phó ban hoặc thành viên được chỉ định.
- Nội dung biên bản họp: rõ ràng, xúc tích.
- Cách thức biểu quyết: theo hình thức phổ thông đầu phiếu, trường hợp số phiếu bằng nhau thì ý kiến của trưởng BQT là quyết định cuối cùng.
- Công bố thông tin cuộc họp BQT với cư dân: biên bản cuộc họp BQT cần được lưu trữ và công khai với cư dân thông qua các phương tiện có được.
Điều 5. Quyền được cung cấp thông tin và trách nhiệm cung cấp thông tin giữa các thành viên BQT: tất cả thành viên BQT được quyền và có trách nhiệm bình đẳng tiếp cận thông tin và cung cấp thông tin khi có thành viên BQT khác yêu cầu.
Điều 6. Việc tiếp nhận, phản hồi các kiến nghị của chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư
- BQT có nhiệm vụ tổ chức họp định kỳ với cư dân mỗi quý hoặc đột xuất theo triệu tập của Trưởng BQT. BQT có thể họp mở rộng với các thành phần khách mời như Ban quản lý, Chủ đầu tư, các đơn vị liên quan và chính quyền địa phương. Trưởng ban sẽ gửi thư mời họp thông báo rõ thời gian, địa điểm, nội dung cuộc họp.
- BQT có nhiệm vụ cập nhật thông tin đến cư dân qua các kênh chính thức đến bao gồm:
- Kênh online : Bảng thông báo, Zalo , Bản tin Luxcity ( Facbook);
- Kênh offline: họp cư dân định kỳ hàng quý, hàng năm hoặc bất thường.
Điều 7. Việc xử lý các trường hợp liên quan đến việc, bãi miễn, miễn nhiệm thành viên BQT theo khoản 1,2,3,4 điều 26 tại Thông tư 02/2016/TT-BXD.
Thành viên BQT nếu có hành vi vi phạm quy định của pháp luật thì tùy theo mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định của Thông tư 02/2016/TT-BXD.
Điều 8. Cơ chế báo cáo, thông qua quyết định các khoản chi của BQT: theo Quy chế thu, chi tài chính của BQT.
Điều 9. Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, giấy tờ hoạt động của BQT
- BQT phải bố trí thành viên chuyên trách kế toán, và một thành viên chuyên trách thủ quỹ, tất cả các khoản thu chi của quỹ bảo trì phải được ghi chép và lập chứng từ lưu trữ đầy đủ theo đúng quy định của chế độ kế toán.
- Nhận bàn giao, lưu trữ, quản lý hồ sơ chung cư, cung cấp hồ sơ đã nhận từ chủ đầu tư cho đơn vị quản lý vận hành. Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết khi Chủ đầu tư hoặc BQT cũ không bàn giao đầy đủ.
Điều 10. Kế hoạch quản lý vận hành tòa nhà: BQT phải có kế hoạch quản lý vận hành tòa nhà cho năm tiếp theo và công bố rộng rãi thông tin đến cư dân trước ngày diễn ra hội nghị nhà chung cư định kỳ hàng năm tối thiểu 15 ngày.
Điều 11. Quy định về Nội quy sử dụng nhà chung cư: hàng năm BQT cập nhật những vấn đề thực tế diễn ra để cập nhật, điều chỉnh/bổ sung vào Sổ tay nội quy sử dụng nhà chung cư và thông qua hội nghị định kỳ để biểu quyết.
Trong quá trình hoạt động, nếu phát sinh các vấn đề quan trọng liên quan đến an ninh, an toàn cư dân, tài sản chung, quản lý vận hành chung cư cần xin ý kiến đa số cư dân thì BQT có thể thể dùng hình thức bỏ phiếu; không nhất thiết phải thông qua tại Hội nghị nhà chung cư, kết quả bỏ phiếu là kết quả cuối cùng.
Điều 12. Tổ chức hội nghị nhà chung cư định kỳ hàng năm và bất thường: BQT có nhiệm vụ và quyền hạn đứng ra thực hiện việc
- Tổ chức hội nghị nhà chung cư định kỳ hàng năm: vào khoảng thời gian từ tháng 12 đến tháng 02 hàng năm, BQT sẽ thông báo cụ thể thời gian và địa điểm tổ chức theo quy định tại khoản 1,2,3,4,5,6 điều 15 Thông tư 02/2016/TT-BXD.
- Tổ chức hội nghị nhà chung cư bất thường: khi đột xuất có những sự vụ nằm ngoài phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của BQT và cần lấy ý kiến biểu quyết của cư dân, việc thực hiện theo hướng dẫn tại khoản 1,2,3,4,5,6 điều 15 Thông tư 02/2016/TT-BXD.
Điều 13. Những trường hợp khác chưa được quy định tại quy chế hoạt động của BQT này: sẽ áp dụng theo quy định pháp luật thuộc Văn bản hợp nhất số 08/VBHN-BXD-2019 và Thông tư 02/2016/TT-BXD.
Điều 14. Kinh phí hoạt động của BQT
BQT được hưởng thù lao và phụ cấp khác (như nước uống, văn phòng phẩm, ngoại giao…) phục vụ cho hoạt động của BQT, cụ thể:
- Thù lao của mỗi thành viên BQT: thù lao được thông qua cư dân, với mức ít nhất bằng lương tối thiểu vùng tại khu vực Quận 7, TP Hồ Chí Minh. Phó BQT đại diện chủ đầu tư không hưởng thù lao.
- Phụ cấp khác: 2 triệu đồng/tháng cho tổng 6 thành viên BQT (không tính thành viên đại diện chủ đầu tư). BQT cử đại điện 1 thành viên đứng ra nhận khoản phụ cấp này.
Kinh phí này đã bao gồm trong kinh phí quản lý vận hành chung do cộng đồng cư dân đóng góp.
Điều 15. Tổ chức thực hiện quy chế
- Quy chế này có hiệu lực thực hiện sau khi được Hội nghị nhà chung cư nhất trí thông qua.
- Trưởng ban và mỗi thành viên BQT có trách nhiệm thực hiện đúng quy chế này.
- Quá trình thực hiện quy chế, nếu có vấn đề nào chưa phù hợp thì BQT ghi nhận những vấn đề cần chỉnh sửa bổ sung và báo cáo đề xuất với hội nghị nhà chung cư để có điều chỉnh bổ sung cho phù hợp.
TP.HCM, ngày tháng năm 2023
Trưởng BQT
QUY CHẾ THU, CHI TÀI CHÍNH CỦA BQT NHÀ CHUNG CƯ LUXCITY NHIỆM KỲ 2022-2025
Căn cứ:
- Luật nhà ở số 65/2014/QH13 ban hành ngày 25/11/2014;
- Thông tư 02/2016/TT-BXD ban hành ngày 15/02/2016;
- Văn bản hợp nhất số 05/VBHN-BXD ban hành ngày 07/09/2021;
- Các văn bản pháp luật hiện hành khác.
Điều 1. Mục đích ban hành Quy chế
Việc ban hành Quy chế này nhằm bảo đảm tính công khai, minh bạch, hiệu quả và tuân thủ quy định pháp luật hiện hành trong việc thu, chi tài chính của BQT nhà chung cư Luxcity.
Điều 2. Nguyên tắc thu, chi tài chính của BQT
Các khoản đóng góp của chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư phải được BQT chung cư quản lý, sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm, hiệu quả, hợp pháp; nhằm phục vụ cho nhà chung cư luôn được vận hành bình thường, an toàn, xanh, sạch, đẹp, vì quyền lợi của đa số chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư.
Điều 3. Quy định về các khoản thu do BQT quản lý - Các khoản thu bao gồm:
- Thu Quỹ bảo trì nhận bàn giao từ Chủ đầu tư, và lãi tiền gửi tiết kiệm.
- Thu Quỹ vãng lai bao gồm các khoản thu khai thác dịch vụ tại chung cư.
- Tiền Quỹ bảo trì, Quỹ vãng lai phải được gửi vào tài khoản ngân hàng, số dư tiền mặt để ngoài ngân hàng tối đa 20 triệu đồng.
- Thông tin tài khoản ngân hàng:
- Tên tài khoản: BQT Nhà chung cư Cao ốc Văn phòng và Căn hộ Thế kỷ 21 (theo Quyết định thành lập BQT của UBND Quận 7)
- Đứng tên đại diện sở hữu: Trưởng Ban và Phó Ban cùng đứng tên - Quy chế về tiền gửi Quỹ bảo trì, Quỹ vãng lai:
- Tiền gửi có kỳ hạn: mở tại các tổ chức tín dụng có uy tín đang hoạt động tại Việt Nam, đảm bảo tối ưu lãi tiền gửi nhưng vẫn an toàn tiền gốc.
- Tiền gửi không kỳ hạn: mở 02 loại tài khoản.
- Loại Tài khoản 1: dùng để chi các kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của tòa nhà chung cư và thu các khoản lãi tiền gửi có kỳ hạn từ Quỹ bảo trì.
- Loại Tài khoản 2: dùng để thu các khoản kết dư từ đơn vị quản lý và chi đầu tư, sửa chữa các hạng mục ngoài quỹ bảo trì, chi phí kiểm toán quỹ bảo trì hàng năm.
Điều 4. Quy định về các khoản chi
- Chi từ quỹ bảo trì: Bảo trì và sữa chữa các kết cấu, hạng mục và các phần diện tích thuộc sở hữu chung như khung, cột, tường chịu lực, hành lang, cầu thang bộ, thang máy, phòng cháy chữa cháy, đường thoát hiểm, lồng xổ rác, hệ thống cấp điện, thoát nước, bể phốt… các phần khác không thuộc sở hữu riêng của chủ sử hữu nhà chung cư.
- Chi từ Quỹ vãng lai: các khoản chi đầu tư, sữa chữa nhỏ, nâng cấp các tiện ích phục vụ cho đời sống cư dân.
Điều 5. Quy định chi tiền
- Quy định về chi tiền cho các hoạt động sử dụng Quỹ bảo trì: theo dự trù chi ở kế hoạch quản lý tòa nhà được thông qua Hội nghị nhà chung cư hàng năm.
- Quy định mức chi tiền mặt tối đa là 20.000.000 đồng/khoản chi; còn lại phải chuyển khoản qua ngân hàng từ một trong các tài khoản đã nêu trên. Không được tách nhỏ các khoản trên 20.000.000 đồng để chi tiền mặt.
- Quy định mức kinh phí BQT được sử dụng để bảo trì các công việc đột xuất (tính tổng chi cho tất cả hạng mục công việc) mà không phải họp hội nghị nhà chung cư hoặc xin ý kiến của các chủ sở hữu nhà chung cư để quyết định: 150.000.000 đồng/công việc đột xuất.
- Nghiệp vụ chi tiền cần phải có đầy đủ chứng từ, hóa đơn gốc để đối chứng và phục vụ kiểm toán hàng năm. Đối với các khoản chi lặt vặt dưới 2.000.000 đồng, có thể không cần hoá đơn, nhưng phải có chứng từ đi kèm như phiếu bán hàng, biên bản giao nhận hàng hoá, nghiệm thu, phiếu chi tiền có xác nhận của nhà cung cấp, uỷ nhiệm chi…
Điều 6. Quy định quy trình rút tiền mặt, luân chuyển tiền giữa quỹ bảo trì giữa các tài khoản ngân hàng.
- Giá trị dưới 20.000.000 đồng: được trưởng ban và phó BQT chấp thuận và ký tên.
- Giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên: phải được tất cả thành viên BQT chấp thuận và ký tên xác nhận đồng ý.
Điều 7. Báo cáo thu chi tài chính: định kỳ quý báo cáo Quỹ bảo trì vào khoảng thời gian từ ngày 10 đến ngày 15 của tháng liền kề quý, định kỳ tháng báo cáo Quỹ vãng lai vào khoảng thời gian ngày 10 đến ngày 15 của tháng sau liền kề. BQT có trách nhiệm công bố báo cáo tài chính công khai minh bạch tại các bản tin nội bộ của chung cư.
- Cư dân có quyền tiếp cận chứng từ hóa đơn gốc phản ánh việc quản lý của BQT tại văn phòng làm việc ban quản lý theo lịch sắp xếp của BQT.
- Hàng năm tiến hành kiểm toán hoạt động quản lý tài chính của BQT.
- Bất cứ cư dân nào khi phát hiện những vi phạm đều được quyền nêu lên ý kiến để được đại diện BQT giải thích, nếu vẫn không thỏa đáng thì có quyền tố giác, khởi kiện đến cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
Điều 8. Những trường hợp khác chưa được quy định tại quy chế thu chi này: sẽ áp dụng theo quy định pháp luật thuộc Văn bản hợp nhất số 05/VBHN-BXD và Thông tư 02/2016/TT-BXD.
Điều 9. Điều khoản thi hành
- Quy chế này gồm 09 điều có hiệu lực thi hành kể từ thời điểm được HNNCC thông qua ngày …. tháng …. năm ….
- Các thành viên BQT và các nhân liên quan phải tuân thủ quy chế này.
- Quá trình thực hiện quy chế, nếu có vấn đề nào chưa phù hợp thì BQT ghi nhận những vấn đề cần chỉnh sửa bổ sung và báo cáo đề xuất với hội nghị nhà chung cư để có điều chỉnh bổ sung cho phù hợp thực tế
- Các quy định pháp luật hiện hành chưa được nêu tại quy chế này hoặc các quy định tại quy chế này không phù hợp quy định pháp luật hiện hành thì áp dụng quy định của pháp luật
TP.HCM, ngày tháng năm 2023
Trưởng BQT